档案管理

一、设立档案室

根据工作需要，公司设立档案室，设置档案管理员岗位，授权行政部兼职负责档案管理工作。档案由档案管理员负责收集，包括附件、批复、定稿等，并明确具体责任，认真做好文件收发、登记、传阅和归档工作。对涉及机密的文件、资料，要保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

二、档案管理员的工作职责

1. 1、负责公司档案归档、录入、登记、检索、建账、统计工作；
2. 2、定期查看重要档案，确保档案齐全、完好；
3. 3、档案借阅、复印时的检查、监督；
4. 4、负责过期档案的申报、报废处理工作。

三、公司档案归档范围

1. 1、经营管理类：公司经营策略、工作方案、规章制度、财务资料、项目方案、人事资料、会议资料、红头文件、奖罚决定、通知告示、公司荣誉证书、各类证件、有价值的参考资料等；
2. 2、广告类：公司视频、影像、广告宣传或上级领导、外来客人来公司参观考察照片、题字、留言等（有广告合同的应归属本类别）；
3. 3、业务类：公司基础设施设计图纸、施工图纸、项目评估资料等；
4. 4、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表；
5. 5、人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等；
6. 6、行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件；
7. 7、外来档案类：外来重要文件、资料等；
8. 8、其他。

四、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别

1. 1、绝密级档案，如公司的核心技术资料等；
2. 2、机密级档案，如公司采购信息、销售信息、投诉处理信息资料等；
3. 3、除绝密、机密级外的档案属于秘密级档案（如公司管理制度、工作方案等）。

五、文件的收集与归档

1. 1、各部门接触到档案资料后，无使用时应及时上交给档案管理员。档案管理员每月底到各部门收集待归档的档案资料，逐一登记录入，各部门应给予支持配合，并在交接档案时签字确认；
2. 2、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集；
3. 3、档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总，并编制档案总目录；
4. 4、档案室对档案应区分年度、区分类别分别存放、排列。存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找；
5. 5、定期进行对档案室档案的清理核对工作，做到账务相符。对破损、载体变质的档案要及时进行修补或复制；
6. 6、收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。

六、公司文件归档的基本要求

1. 1、归档的文件材料必须完整；
2. 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；
3. 3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律；
4. 4、归档的文件材料必须填写在《合同管理台帐》上。

七、档案的借阅与索取

1. 1、绝密、机密档案除总经理或总经理授权人员可以查看、借阅、复印外，其余人员一律不得查看、借阅、复印；
2. 2、总经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；
3. 3、公司其它人员需借阅档案时，需办理借阅手续；
4. 4、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经办批准方可摘录和复制；一般内部档案由总经理批准方可摘录和复制。

八、档案借阅要求

1. 1、爱护档案，保持整洁，严禁涂改；
2. 2、注意安全保密，严禁泄密；
3. 3、严禁擅自复印、抄摘、录像、拍照、转借等；
4. 4、严禁损坏档案。

九、公司各类档案储存、保管期限

1. 1、新档案原件入库需填写《原件归还登记表》，经手人和档案管理员都需签字确认后存档；
2. 2、档案应长期永久性保存，若有特殊要求的，按其要求执行。

十、过期档案的处理遵循原则

1. 1、绝密、机密级档案必须经总经理批准方可销毁，秘密级档案必须经总经办批准后方可销毁；
2. 2、销毁档案时采取使用碎纸机方式进行；
3. 3、销毁档案时必须有两人同时在场，并进行销毁记录，必要时应拍照或录像记录；
4. 4、过期档案严禁出售、随意丢弃。

十二、有下列情形之一的，按公司有关制度给予处罚

1. 1、不按时上交或不配合档案管理员收集档案资料的；
2. 2、违反档案借阅要求的；
3. 3、借阅档案造成档案损坏或丢失的；
4. 4、违反过期档案处理原则的；
5. 5、其他情形。